Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 01/02/2026

Hark Creative verwerkt persoonsgegevens. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk en verwerken en beveiligen deze gegevens daarom zorgvuldig. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, neem dan contact op via:

Hark Creative
[Adres invullen]
[E-mailadres invullen]
[Telefoonnummer invullen]
KvK: [KvK-nummer invullen]
BTW: [BTW-nummer invullen]

1. Wanneer deze privacyverklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Hark Creative verwerkt van:

• bezoekers van de website;
• (potentiële) klanten;
• contactpersonen van klanten of leveranciers;
• personen die een offerte aanvragen;
• gebruikers van door ons gebouwde of beheerde websites, portals of andere online diensten;
• personen die contact opnemen per e-mail, telefoon of contactformulier;
• personen die zich aanmelden voor nieuwsbrieven of marketingcommunicatie.

2. Account en klantomgeving

Wanneer je gebruikmaakt van een klantomgeving, beheeromgeving, websiteportaal of andere online omgeving van Hark Creative, moet je je mogelijk registreren of inloggegevens gebruiken.

Daarbij verwerken wij bijvoorbeeld:

• naam;
• e-mailadres;
• gebruikersnaam;
• wachtwoord in versleutelde vorm;
• IP-adres;
• datum en tijd van inloggen;
• loggegevens en gebruiksgegevens van de omgeving.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• je toegang te geven tot de omgeving;
• accounts te beveiligen;
• misbruik, fraude en onbevoegde toegang te voorkomen;
• technische problemen op te lossen;
• ondersteuning te bieden.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en fraudepreventie.

Wij bewaren account- en loggegevens zolang je account actief is en voor een redelijke periode daarna, voor beveiligings-, bewijs- en administratieve doeleinden, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.

3. Toegang tot beheeromgevingen en support

Wanneer Hark Creative websites, webshops, portals of andere digitale omgevingen voor jou bouwt, host of beheert, kunnen wij in het kader van support, onderhoud, foutoplossing, beveiliging of uitvoering van de overeenkomst toegang hebben tot de beheeromgeving en de daarin aanwezige gegevens.

Dit kan ook betrekking hebben op afgeschermde delen van jouw website of systeem, voor zover dat noodzakelijk is voor:

• klantenservice;
• technische ondersteuning;
• updates en onderhoud;
• het oplossen van fouten, storingen of beveiligingsproblemen.

Onze medewerkers en door ons ingeschakelde partijen hebben alleen toegang voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden en zijn gehouden aan geheimhouding.

4. Contactformulier, e-mail en telefonisch contact

Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail, telefoon, WhatsApp of op andere wijze, verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt, zoals:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• inhoud van je bericht;
• eventuele bijlagen;
• IP-adres indien je een online formulier gebruikt.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• contact met je op te nemen;
• je vragen te beantwoorden;
• een offerte of voorstel op te stellen;
• onze dienstverlening uit te voeren of te verbeteren.

Wij bewaren deze gegevens zolang dat nodig is voor de afhandeling van je vraag of verzoek, en daarna voor een redelijke termijn voor dossiervorming, vervolgcontact en bewijsdoeleinden.

5. Offertes, opdrachten en klantadministratie

Wanneer je een offerte aanvraagt of klant bij ons wordt, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren en onze administratie te voeren, zoals:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• correspondentie over de opdracht;
• projectinformatie en aangeleverde content.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• offertes te maken;
• opdrachten uit te voeren;
• facturen te versturen;
• betalingen te verwerken;
• klantenrelaties te onderhouden;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslagen hiervoor zijn de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang bij bedrijfsvoering.

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze administratie bewaren wij in beginsel minimaal 7 jaar, voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Abonnementen, onderhoud, hosting en domeinnamen

Wanneer je bij Hark Creative een onderhoudsabonnement, hostingpakket, supportabonnement of andere doorlopende dienst afneemt, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor de uitvoering daarvan.

Afhankelijk van de dienst kan het daarbij gaan om:

• contact- en factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• domeinnaamgegevens;
• technische configuraties;
• IP-adressen;
• support- en ticketinformatie;
• loggegevens.

Indien wij bemiddelen bij registratie, verlenging of verhuizing van een domeinnaam, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die daarvoor vereist zijn door de betrokken registrar of registry.

Wij verwerken deze gegevens om:

• de dienst te activeren en te leveren;
• domeinen te registreren of beheren;
• storingen op te lossen;
• support te verlenen;
• facturatie en verlenging af te handelen.

Wij bewaren deze gegevens zolang de overeenkomst loopt en daarna voor zover nodig voor administratie, bewijsdoeleinden, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

7. Door jou aangeleverde content en persoonsgegevens

Wanneer jij ons content, klantgegevens of andere persoonsgegevens aanlevert in het kader van een opdracht, bijvoorbeeld voor een website, webshop, nieuwsbriefsysteem of formulier, verwerk je mogelijk zelf persoonsgegevens van derden.

In veel gevallen ben jij dan de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Hark Creative op als verwerker. In die situaties verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat nodig is om de opdracht uit te voeren, in overeenstemming met onze afspraken en de toepasselijke privacywetgeving.

Waar wettelijk vereist, sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst.

8. Websitebezoek, statistieken en analyse

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken om de website goed te laten functioneren, te beveiligen en te verbeteren. Het kan daarbij gaan om:

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• cookiegegevens;
• bezochte pagina’s;
• klik- en surfgedrag;
• datum en tijd van bezoek.

Wij gebruiken deze gegevens voor:

• technisch en functioneel beheer van de website;
• beveiliging van de website;
• statistieken en analyse;
• verbetering van onze website en dienstverlening;
• marketingdoeleinden, voor zover toegestaan.

Voor analytische en marketingcookies vragen wij, indien wettelijk vereist, eerst toestemming via een cookiebanner.

9. Marketing, nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Wij kunnen je per e-mail benaderen met nieuws, updates, tips, aanbiedingen of informatie over onze diensten.

Daarvoor verwerken wij bijvoorbeeld:

• naam;
• e-mailadres;
• voorkeuren;
• interactie met e-mails, zoals openen en klikken.

Wij doen dit op basis van:

• jouw toestemming; of
• ons gerechtvaardigd belang, voor zover wettelijk toegestaan, bijvoorbeeld bij communicatie richting bestaande klanten over vergelijkbare diensten.

Je kunt je altijd afmelden voor commerciële e-mails via de afmeldlink in de e-mail of door contact met ons op te nemen.

Sommige berichten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of het functioneren van de dienst, zoals:

• wachtwoordresets;
• facturen;
• betaalherinneringen;
• serviceberichten;
• beveiligingsmeldingen.

Voor deze berichten bestaat geen afmeldmogelijkheid zolang dat noodzakelijk is.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Hark Creative kan gebruikmaken van tools en systemen voor analyse, statistieken, marketingautomatisering, advertentieoptimalisatie, beveiliging, facturatie en klantcommunicatie.

Dat kan betekenen dat gegevens automatisch worden gebruikt om:

• websitegebruik te analyseren;
• advertenties relevanter te maken;
• misbruik of fraude te detecteren;
• betaalherinneringen of blokkades bij wanbetaling te automatiseren;
• communicatie af te stemmen op interesses of gebruik.

Voor zover sprake is van profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of anderszins aanmerkelijke gevolgen, doen wij dit alleen als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.

11. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn in beginsel niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Wij hebben niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Denk je dat wij toch zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op. Wij zullen die gegevens dan zo snel mogelijk verwijderen indien dat passend is.

12. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Wij hebben niet de intentie om bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een specifieke opdracht en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wij verzoeken je om ons geen onnodige gevoelige persoonsgegevens toe te sturen.

13. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met bijvoorbeeld:

• hostingproviders;
• cloud- en softwareleveranciers;
• e-mailproviders;
• domeinregistrars;
• betaalproviders;
• boekhoud- en facturatiesoftware;
• analytics- en marketingtools;
• support- en ticketsystemen;
• IT-beheerders of beveiligingspartijen;
• incassobureaus of juridische adviseurs indien noodzakelijk.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

14. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze leveranciers of softwarediensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat het geval is, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt met passende waarborgen, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

15. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Denk daarbij aan maatregelen zoals:

• versleuteling waar passend;
• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen;
• logging;
• back-ups;
• updates en beveiligingsbeheer;
• geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en opdrachtnemers.

Geen enkel systeem is echter volledig veilig. Daarom kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

16. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In hoofdlijnen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• accountgegevens: zolang het account actief is en een redelijke periode daarna;
• contactverzoeken: zolang nodig voor afhandeling en opvolging;
• klant- en opdrachtdossiers: zolang nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna voor administratie en bewijs;
• factuur- en betaalgegevens: minimaal 7 jaar;
• support- en loggegevens: zolang nodig voor support, beveiliging en bewijsdoeleinden;
• marketinggegevens: totdat je je afmeldt of bezwaar maakt, of eerder indien de gegevens niet meer nodig zijn.

17. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• je persoonsgegevens te laten corrigeren;
• je persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• je gegevens over te dragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact met ons op via [e-mailadres invullen].

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende verificatie van je identiteit.

18. Klacht indienen

Als je vindt dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, horen wij dat graag zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. In onze cookieverklaring leggen wij uit welke cookies wij gebruiken, voor welke doeleinden en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren.

20. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij mogen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening verandert of wanneer wet- en regelgeving daarom vraagt.

De meest actuele versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Kijk daarom regelmatig naar de datum bovenaan deze privacyverklaring.